在一個項目中，項目經理經常需面對超負荷的工作，并需要通過加班來達成每日的工作任務，他們時常需處理各種任務和大量的電子郵件。這導致項目經理在項目實施過程中，經常處于“救火”狀態，而無法有效管理項目進程，結局也可想而知。

一、有效協調

項目協作是一種促使團隊共同投入和提升責任分擔意識的有效方式。項目經理需要精心策劃并實施有效的協調策略，同時利用項目管理工具提升團隊協作效率，促使團隊成員在項目執行過程中分擔相應的責任。

二、合理規劃任務優先級

項目經理需要打破一個固有的惡性循環：每天不停地“救火”，沒有合理安排任務的優先級。如果簡單地按照任務時間表來安排工作，那么重要而緊急的任務就可能因此變得更為緊急。

為了防止這種情況的發生，項目經理需要明確規劃任務的優先級別。他們需要確保在規劃中考慮到項目的規模和緊急程度，以確保項目按計劃進行，并能夠及時處理重要任務。此外，建議項目經理重點關注制定項目計劃、審查項目風險以及明確阻礙項目進展的問題。

三、分配任務并跟蹤進度

在適當的時候將任務分配給項目成員并讓他們參與進來，有助于項目經理完成一些低級別的任務，如進度收集、會議記錄、周報以及管理工作流程。

在分配任務時，項目經理需要明確每個任務的目的是什么、誰負責執行、任務的時間要求以及如何衡量成功。

此外，跟蹤反饋也是至關重要的。項目經理應經常性檢查任務完成情況，通過項目管理工具如進度貓甘特圖來跟蹤項目進度。

如果只是簡單地將任務分配出去而不進行后續檢查，可能會導致進度延遲。最后，項目經理需要根據團隊成員的能力來適當安排任務，同時主動提供幫助并加強監控，以便在發現偏差時及時采取應對措施。

四、做好時間管理

項目經理在執行工作任務時，常常需要利用大塊的時間進行深入的思考和計劃。

制定項目計劃、分析潛在風險，或者解決關鍵技術難題，這些工作都需要投入相當的時間和精力。為了保持專注并進入工作狀態，人們通常需要一段安靜的時間，以便心無旁騖地投入到工作中。然而，一旦這種專注的工作狀態被打斷，項目經理可能需要花費大量時間才能重新進入這種狀態。

作為管理者，應盡量避免頻繁打斷他人的工作流程。不過，通過采取一些策略，項目經理可以更加合理地利用時間，最大限度地降低時間利用不當所帶來的負面影響。

例如，可以約定在特定的時間段內進行會議，討論技術問題或反饋項目進展情況。這樣做能夠確保你有足夠的時間專注于討論和工作，而不會經常被打斷。另外，對于工作中的瑣碎問題，不必急于處理。你可以將這些問題記錄下來，留待自己有空閑時間時一并處理，這樣可以提高工作效率并充分利用可用時間。