一、制定會議方案

細節(jié)1：確定會議目的，是了解情況、解決問題還是安排部署，掌握會議背景、主要內(nèi)容、以往慣例等。

細節(jié)2：確定會議類型，是全體大會、座談會還是報告會，掌握會議時長、參會領(lǐng)導、具體范圍等。

細節(jié)3：確定會議形式，是現(xiàn)場工作會、電視電話會還是網(wǎng)絡視頻會，是上下座( 設主席臺 )、圓桌座還是面對面座，掌握會議場地布局。

細節(jié)4：起草會議方案，包括會議時間、舉辦地點、主要內(nèi)容、會議議程、參會范圍、其他事項等。

二、組織召開部署會

細節(jié)5：細化各項工作內(nèi)容，XX項；明確時間點，XX時間前完成；確定責任人，XX來具體負責。

三、發(fā)會議通知

細節(jié)6：根據(jù)會議方案起草會議通知，要明確會議名、內(nèi)容、參會人員、時間、地點、著裝、注意事項。

細節(jié)7：印制參會入場券，寫明會議時間、地點，與會議通知一并發(fā)送。

細節(jié)8：精準梳理具體的參會單位，準確發(fā)送會議通知，務必要參會回執(zhí)。

四、參會名單收集

細節(jié)9：參會人員如果不是會議通知確定的人員，了解清楚請假原因并在參會人員名單中注明。

細節(jié)10：將各單位名單回執(zhí)分類存放，以便精準核實參會人員信息。

細節(jié)11：參會人員名單梳理匯總后，務必仔細核對，對有疑問的名字和職務，要逐一確認，確保準確無誤。

五、起草會議主持詞

細節(jié)12：開頭一般包括：說明會議意義，介紹參與人員、會議背景、會議內(nèi)容。

細節(jié)13：中間部分較為簡單，就是按照會議安排，順次介紹會議的每項議程。

細節(jié)14：結(jié)尾一般包括：對會議進行概括總結(jié)，說明會議取得的成果，就如何落實會議提出下一步要求。

六、會場布置

細節(jié)15：會場踩點，了解會場能容納多少人，桌椅如何擺放，口字型、回字型、U字型、課桌型，每排多少人，共有多少排，人員進出是否方便等。

細節(jié)16：編排參會人員座次，領(lǐng)導一般按照“中為主、左為上”的慣例排定。

細節(jié)17：時刻關(guān)注請假人員變動情況，同步更新參會人員名單、座次圖、會場布置等。

七、會場查驗

細節(jié)18：查驗顯示屏、話筒、音響、燈光、室溫，逐一確認是否正常運轉(zhuǎn)。

細節(jié)19：查驗會標、指示牌、座次圖、桌簽、座椅，逐一核對是否準確無誤。

細節(jié)20：查會議材料，核對主持詞，確保跟會議議程一致；檢查材料標題，要與會議內(nèi)容一致；核對材料印發(fā)數(shù)量、擺放范圍，要與會議要求一致。

八、現(xiàn)場服務

細節(jié)21：確保音響、燈光、多媒體相關(guān)工作人員現(xiàn)場待命。

九、會議記錄

細節(jié)22：一定要給大領(lǐng)導講話錄音，或者現(xiàn)場準備速記稿。

細節(jié)23：會議記錄，重點記錄會議討論的焦點及各方意見，代表人物的發(fā)言，會議結(jié)束前的總結(jié)性言論、會議已議決的或議而未決的事項。

十、起草會議紀要

細節(jié)24：會議紀要是對會議記錄的提煉，只需寫出要點和結(jié)論，千萬不要寫成流水賬。

細節(jié)25：會議紀常用表述，“會議指出”用于指出某項工作重要意義；“會議要求”用于對某項工作本身提出直接具體的要求；“會議強調(diào)”用于對某項工作提出的延伸性要求；“會議決定”用于作出的決策部署。

十一、起草會議宣傳稿

細節(jié)26：宣傳稿可在會議紀要的基礎(chǔ)上修改。

細節(jié)27：宣傳稿開頭就是介紹背景信息，包括會議主題時間地點、領(lǐng)導信息等。

細節(jié)28：宣傳稿的核心內(nèi)容是提煉會議內(nèi)容、領(lǐng)導講話，然后通過“會議指出”“會議強調(diào)”“會議要求”等分段論述。

細節(jié)29：宣傳稿結(jié)尾強調(diào)會議的意義以及對未來的展望。

十二、會議復盤

細節(jié)30：主要復盤三方面內(nèi)容：會議哪個環(huán)節(jié)有瑕疵；執(zhí)行過程中遇到了哪些突發(fā)問題；我從中獲得了哪些經(jīng)驗教訓。