公司公章保管者的職責—公司公章保管人

在公司的對外經營交往中，印章起著在形式上代表公司意志的作用，而且在一定程度上，可以依據蓋章認定有關文件的效力進而確定有關權利義務的歸屬。因此，公司應當對印章的管理使用予以重視。本文就公司在管理使用印章過程中需要注意的要點作簡要介紹。

第一，企業要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

第二，企業要制定印章管理規定，指定印章歸口管理部門，明確企業各部門印章管理職責，明晰印章刻制使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。

第三，企業應當建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表，申請使用印章必須按印章管理規定履行審批程序，經過有權部門和企業領導批準，經企業領導批準后，印章使用人應填寫統一的用印登記表，企業文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內容、用印次數是否一致，然后才能在相關文件上用印，用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

第四，印章保管人員必須加強對印章的保管，未經企業主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同，印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

第五，禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章，如遇特殊情況時，必須經總經理同意，而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數，在文件內容實施后，應再次進行核準登記，公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時，應將文件、資料退回行政部（或辦公室），辦理登記手續，在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應承擔相應的工作責任。

第六，企業必須定期檢查印章使用情況，企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施。

第七，企業所屬部門發生變更或繳銷后，印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；項目部關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門，企業印章管理部門會同法務部門將收繳的印章統一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

第八，企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，建議進行如下操作：首先，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關報紙上發布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當地法院申請，通過法律途徑認定相關合同的無效、解除等。