公司拜訪政府拜訪函模板-關(guān)于拜訪上級(jí)部門的函

來源 | 賽柏藍(lán) （未經(jīng)授權(quán)，禁止轉(zhuǎn)載）

特約撰稿 | Blue

中國是禮儀之邦，有些講“禮數(shù)”的老板會(huì)在歲末年初或是履新之際提出去拜訪一下相關(guān)“領(lǐng)導(dǎo)”，感謝既往對公司的支持，暢談來年的項(xiàng)目合作，如果這個(gè)活兒落到你頭上，恭喜你，你學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)來了！

疫情之前，總部的大老板來中國參加高層次的會(huì)議，如博鰲亞洲論壇等，也往往會(huì)留出一些時(shí)間，拜訪國內(nèi)相關(guān)部委的領(lǐng)導(dǎo)，這個(gè)準(zhǔn)備起來比較復(fù)雜，要公關(guān)部、政府事務(wù)部等部門和國外對接，共同完成，還要準(zhǔn)備中英文的拜訪手冊。

這兩年這種麻煩倒是省了，現(xiàn)在的政策環(huán)境，即使本土的老板要拜訪部委的領(lǐng)導(dǎo)，哪怕是司局級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，沒有“大項(xiàng)目”也難約見了。

現(xiàn)在能拜訪的“領(lǐng)導(dǎo)”，多指國家部委下屬事業(yè)單位和研究機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人、行業(yè)協(xié)會(huì)的負(fù)責(zé)人、醫(yī)院的院長等。

如果你是這次拜訪活動(dòng)的主要負(fù)責(zé)人，如何準(zhǔn)備才能體現(xiàn)出高效、專業(yè)，讓老板和“領(lǐng)導(dǎo)”都滿意，達(dá)到預(yù)期的拜訪效果呢？

以下的checklist拿走不謝！

01 拜訪前

1. 明確拜訪目的

首先要在公司內(nèi)部明確老板的拜訪目的是什么？老板有明確的目的當(dāng)然好，即使老板說“沒什么特殊的目的，就是去認(rèn)認(rèn)門兒”，你也要絞盡腦汁兒想出個(gè)一、二、三來，因?yàn)榭蛻羰悄愕目蛻簟?/span>

既往公司和該機(jī)構(gòu)有哪些合作？機(jī)構(gòu)和公司的業(yè)務(wù)還有哪些契合點(diǎn)可以深化后續(xù)的合作？這個(gè)“領(lǐng)導(dǎo)“的背景、專長和影響力可以發(fā)揮什么作用？”領(lǐng)導(dǎo)“很忙，如果沒有合適的拜訪目的和理由，你也很難去約見。

2. 準(zhǔn)備拜訪資料

資料準(zhǔn)備又分為給對方機(jī)構(gòu)的和給老板及內(nèi)部使用的兩個(gè)版本。

一般對方會(huì)指定一個(gè)負(fù)責(zé)人和你對接，提前確認(rèn)拜訪的時(shí)間、會(huì)議室的安排等，建議你給對方寫一份《請見函》或《關(guān)于XXX拜訪的溝通函》，以示正規(guī)和專業(yè)，同時(shí)也會(huì)引起對方的重視，函中寫明拜訪的時(shí)間、地點(diǎn)安排、公司方人員名單及職務(wù)、溝通的主要議題（最好總結(jié)出3條）、公司方領(lǐng)隊(duì)人員的介紹（簡歷）、此次拜訪的聯(lián)系人和電話等，用公司的抬頭紙打印（是否加蓋公司公章可視情況而定）。

給內(nèi)部使用的資料包括：拜訪的時(shí)間、地點(diǎn)安排，對方機(jī)構(gòu)的介紹，既往合作歷史（項(xiàng)目、金額、成果等）、此次拜訪溝通的議題、對方出席人員中最大領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人介紹（由對方提供或從網(wǎng)上搜索）。

總之，要讓雙方了解見什么人、談什么事兒。

3. 踩點(diǎn)拜訪路線

提前踩點(diǎn)，特別是會(huì)談后有參觀安排的，要提前把相關(guān)路線走一遍，計(jì)算好時(shí)間以便當(dāng)天把控時(shí)間和引領(lǐng)路線。還有公司老板們會(huì)乘幾輛車、是否可以開進(jìn)去、車號(hào)是否需要提前報(bào)備，車停在哪里等，做到心中有數(shù)。

4. 細(xì)節(jié)考慮周全

如果拜訪人員中有外籍人員，需提前了解是否需要報(bào)備（提交外籍人員的護(hù)照復(fù)印件等），是否需要現(xiàn)場翻譯，由哪方安排？

拜訪安排在哪個(gè)會(huì)議室，座次如何安排都有禮儀上的要求，但有些“領(lǐng)導(dǎo)“有自己的習(xí)慣，都要提前和對方負(fù)責(zé)人確認(rèn)，有些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋C(jī)構(gòu)甚至?xí)蟾鶕?jù)雙方人員提前出具座次圖，如果有這樣的要求，座次圖要附在上面提到給內(nèi)外部的溝通文件中。

如涉及桌簽、會(huì)議資料、茶歇便餐、攝影攝像、橫幅臺(tái)花等，由哪方準(zhǔn)備，提前確認(rèn)。

是否需要互換紀(jì)念品，尊重對方的意思，如果對方有印有Logo的紀(jì)念品，或提供領(lǐng)導(dǎo)親筆簽名的自己寫的書，也要相應(yīng)準(zhǔn)備有公司Logo的紀(jì)念品，否則只有一方贈(zèng)禮就尷尬了，中國人講究禮尚往來。

02 拜訪中

1. 內(nèi)容把控

如果雙方已經(jīng)準(zhǔn)時(shí)坐下來開始寒暄了，這次拜訪就已經(jīng)成功了一半。但還要時(shí)刻關(guān)注會(huì)談的內(nèi)容和進(jìn)程，在有限的時(shí)間內(nèi)要把之前設(shè)定的重要談話議題溝通到，否則就達(dá)不到拜訪目的了。

有時(shí)“領(lǐng)導(dǎo)”很發(fā)散，或者很強(qiáng)勢，會(huì)談的內(nèi)容往往被帶偏了；有時(shí)老板“面子薄”，想說的話不好意思說出口，這時(shí)你要“挺身而出”了，找到合適的時(shí)機(jī)起承轉(zhuǎn)合，幫老板把話題巧妙地拉回來或者做個(gè)鋪墊，這是考驗(yàn)?zāi)隳芰Φ臅r(shí)刻。

2. 時(shí)間把控

“領(lǐng)導(dǎo)”和老板都是忙人，拜訪后的時(shí)間也會(huì)銜接得很緊湊，或者會(huì)談后還有實(shí)地參觀，因此除了把控內(nèi)容外，時(shí)間進(jìn)程也是你要特別關(guān)注的。如果對方領(lǐng)導(dǎo)“滔滔不絕”，要和對方的負(fù)責(zé)人打配合，由他/她適當(dāng)提示一下會(huì)更禮貌。

3. 要點(diǎn)記錄

會(huì)談中你要眼觀六路、耳聽八方，還要將關(guān)鍵信息、數(shù)字、時(shí)間等記錄下來，并且抓拍一些不同場景和角度的照片，為會(huì)后的文字總結(jié)積累必要的素材。

4. 突發(fā)事件

即使準(zhǔn)備周全，在拜訪中也可能會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)事件，比如你提供給對方的公司拜訪名單中的某個(gè)老板臨時(shí)告知你不來了，路上遇到交通事故大堵車不能按時(shí)抵達(dá)等，都要保持和對方負(fù)責(zé)人的實(shí)時(shí)溝通，讓對方心中有數(shù)并做出必要的調(diào)整。

03 拜訪后

1. 會(huì)談紀(jì)要

拜訪結(jié)束后，文字總結(jié)很關(guān)鍵。一方面，你可能需要郵件總結(jié)活動(dòng)并抄送相關(guān)人員；或者提供初稿給到PR部門在公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)出活動(dòng)簡報(bào)，特別要注意提供高清晰度的照片，包括合影、會(huì)談或參觀的不同場景的特寫等，供公關(guān)部挑選使用。

如果拜訪中雙方達(dá)成了項(xiàng)目合作的意向，會(huì)議紀(jì)要就是重要依據(jù)了，有時(shí)對方也要求你提供紀(jì)要以便后續(xù)跟進(jìn)。同時(shí)紀(jì)要也是你在公司立項(xiàng)、確定預(yù)算出處、推動(dòng)各部門協(xié)作、完成對客戶承諾的重要依據(jù)。不得不說，有時(shí)老板承諾的項(xiàng)目在后續(xù)推進(jìn)時(shí)會(huì)遇到合規(guī)、流程、換人、預(yù)算等方面的各種問題，需要“立字為證”。

2. 及時(shí)感謝

表達(dá)感謝要及時(shí)，拜訪結(jié)束在回來的路上就要給對方發(fā)微信表示感謝。推己及人，如果你是對方，收到這樣的感謝信息是否心里也會(huì)有一絲暖意呢？事后有機(jī)會(huì)回訪時(shí)再當(dāng)面表示一下感謝，也能拉近彼此之間的距離，利于后續(xù)的合作。

3. 總結(jié)復(fù)盤

沒有總結(jié)復(fù)盤，就沒有螺旋上升。思考、總結(jié)，把此次拜訪安排中的收獲或是有待提升之處記錄下來，完善checklist, 下次安排此類活動(dòng)就會(huì)更加從容。也許你以后升職了，并不需要自己處理這些細(xì)節(jié)了，培訓(xùn)下屬也更明確高效。

可能你會(huì)說，有必要搞得這么復(fù)雜嗎？當(dāng)然，你可以根據(jù)實(shí)際情況刪繁就簡，但千萬不要低估了客戶的認(rèn)真程度，筆者曾經(jīng)在晚上十點(diǎn)多收到對方發(fā)來的更新版日程安排，是剛剛加班完成的；也曾按對方辦公室主任的要求一起去走拜訪路線，沿途其還不停地和工作人員交代注意事項(xiàng)等。

你想得周全些、承擔(dān)得多些，對方就能放心些、輕松些。

羅振宇在2022年跨年演講中說：“把復(fù)雜留給自己，把簡單留給用戶” ，就是這個(gè)道理。

其實(shí)在對方的位置上，能夠接觸到各公司的人，心中自然有個(gè)評(píng)判和高下，你認(rèn)真了，對方也會(huì)認(rèn)真對待你的事兒。

有些人覺得老板的拜訪是消耗自己的，但怎樣轉(zhuǎn)化成幫你做客戶，主動(dòng)權(quán)把握在你的手中。