監(jiān)理例會參加單位及人員、監(jiān)理例會會議制度的含義

各位同事，各位小伙伴，監(jiān)理例會是監(jiān)理部重要的監(jiān)理工作，也是總監(jiān)理工程師一項基本職責(zé)。監(jiān)理例會開得好與壞， 直接體現(xiàn)了監(jiān)理公司和項目總監(jiān)的管理水平。如何開好作為項目總監(jiān)， 如何主持好監(jiān)理例會， 充分發(fā)揮監(jiān)理例會的作用，也是一個難題。今天就跟大家分享一下，我這方面的一點(diǎn)經(jīng)驗，希望給大家提供點(diǎn)幫助，希望點(diǎn)贊和關(guān)注。

一、監(jiān)理例會的作用

監(jiān)理例會是向業(yè)主進(jìn)一步展示我們的監(jiān)理專業(yè)水平和服務(wù)態(tài)度的極好機(jī)會。 因為監(jiān)理工作的目標(biāo)之一， 就是要得到業(yè)主的認(rèn)可。 一是因平時匯報難以達(dá)到這一深度和廣度， 在例會上可作些彌補(bǔ)， 讓業(yè)主更全面地了解監(jiān)理工作情況；二是在有各方在場的情況下， 開展面對面、 切入實(shí)際的專業(yè)服務(wù)工作， 使業(yè)主更為確信， 更為贊賞。

監(jiān)理例會是監(jiān)理實(shí)施“三控兩管一協(xié)調(diào)”的重要舞臺。 所有“三控兩管一協(xié)調(diào)”包含的內(nèi)容及要做的工作或存在問題， 以及工作開展情況， 都可以在監(jiān)理會議上進(jìn)行表述、 檢查、 分析、 研討與督促， 而且比在其他場合或用其他形式表現(xiàn)得更為充分、 更為全面、 更為完整， 有很多工作就可以在會上得到解決或完善。

監(jiān)理例會是監(jiān)理進(jìn)行事前、 事中、 事后控制的有效平臺。 監(jiān)理可以根據(jù)工程進(jìn)展情況， 預(yù)計后期將會進(jìn)行哪些方面的施工， 可能會出現(xiàn)哪些方面的問題， 要對哪些方面特別關(guān)注， 要做哪些預(yù)控措施些防范準(zhǔn)備， 要采取哪， 若出現(xiàn)哪些問題要按照什么樣的程序和方法進(jìn)行處理， 事前可以作一些交待（交底），以防一些不良事情的發(fā)生； 監(jiān)理可以在會上將在工程上發(fā)現(xiàn)的問題， 特別是在現(xiàn)場單獨(dú)督促整改難以落實(shí)的問題， 有必要在會上提出來， 讓與會各方來幫助督促整改， 可以給施工單位施加一定的壓力； 監(jiān)理可以將事后要控制或要注意的事在會上說出來， 以提醒并督促相關(guān)方完善相應(yīng)的工作。

監(jiān)理例會是工程綜合管理、 全面管理、 協(xié)同管理的集中體現(xiàn)和全面部署。 平時現(xiàn)場管理或某單方面管理難免有些“漏”或“缺”， 而在監(jiān)理例會上有各方的拾遺補(bǔ)缺， 將會使管理的深度和廣度更進(jìn)一層。

二、制定監(jiān)理例會的有關(guān)規(guī)則和制度

在項目監(jiān)理部成立后，施工準(zhǔn)備階段時，我一般制定一個監(jiān)理例會的有關(guān)規(guī)則和制度，以監(jiān)理聯(lián)系單的形式發(fā)給施工單位和建設(shè)單位，主要內(nèi)容如下：

1、監(jiān)理例會召開頻次：原則上應(yīng)每周召開一次，如遇到重大事件，或者工地事情不多，也可以調(diào)整或減少；

2、監(jiān)理例會由總監(jiān)理工程師主持，特殊情況下征得建設(shè)單位的同意，總監(jiān)授權(quán)委托，也可以由總監(jiān)代表主持；

3、監(jiān)理例會主要參加人員：（1）建設(shè)單位駐施工現(xiàn)場代表及有關(guān)專業(yè)人員；（2）承包單位項目經(jīng)理部經(jīng)理及技術(shù)負(fù)責(zé)人、各專業(yè)有關(guān)人員；（3）項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)理工程師、總監(jiān)理工程師代表、各專業(yè)監(jiān)理工程師及其他監(jiān)理人員；（4）如涉及設(shè)計單位、勘察單位、工程分包單位以及相關(guān)單位時，可提前通知請其派員參加。

4、監(jiān)理例會的主要內(nèi)容：（1）檢查上次例會議定事項的落實(shí)情況，分析未完事項的原因；（2）檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況，對實(shí)際進(jìn)度與計劃進(jìn)度進(jìn)行對比、分析，針對存在的問題、分析原因。研究應(yīng)采取的措施，提出下一階段的進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；（3）檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；（4）檢查工程量核定及工程款支付情況；（5）承包單位匯報勞動力、機(jī)械設(shè)備、材料的供應(yīng)情況，針對存在的問題、研究應(yīng)采取的措施，以保證工程能按計劃進(jìn)行；（6）承包單位提出的需要解決的問題；（7）研究解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項；（8）有關(guān)安全生產(chǎn)、文明施工的問題；（9）其他與工程項目有關(guān)的事項。

5、監(jiān)理例會經(jīng)過討論，最后提出決議事項，對每項決議都要落實(shí)到具體執(zhí)行人及完成時限。

6、監(jiān)理例會的決議，應(yīng)寫入會議紀(jì)要中。

7、會議紀(jì)要由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，并經(jīng)與會各方代表會簽，最后分發(fā)給與會各方。

8、監(jiān)理例會召開前，總監(jiān)理工程師應(yīng)指派項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)有關(guān)人員作好會議準(zhǔn)備，以便會議開得緊湊和有效。準(zhǔn)備的內(nèi)容一般為：（1）確定會議應(yīng)討論的問題；（2）針對會議準(zhǔn)備研究的問題，準(zhǔn)備有關(guān)資料；（3）對于可能有異議的問題，會前與有關(guān)各方事先溝通情況，變換意見以求得基本統(tǒng)一認(rèn)識；（4）對于重大問題，宜在會前將有關(guān)內(nèi)容通知有關(guān)各方，并要求作好準(zhǔn)備，以便在例會上能研究解決。 以上內(nèi)容，一般做成PPT和監(jiān)理周報，在開會時可以放一下PPT，以配合一下發(fā)言；監(jiān)理周報會前打印好，發(fā)給甲方每人一份。

9、監(jiān)理例會召開前，應(yīng)要求施工單位做好準(zhǔn)備，匯報材料包括PPT和施工周報好會，并在會前打印好施工周報，發(fā)給各方。 施工周報無固定格式，內(nèi)容一般為：上周情況匯報，主要有進(jìn)度、安全、質(zhì)量以及主要材料進(jìn)場情況、人員、機(jī)械動態(tài)等，有無需要協(xié)調(diào)處理問題等；下周的施工計劃等。

10、建立例會制度：⑴參會人員必須準(zhǔn)時參加， 對遲到或者缺席人員進(jìn)行處罰； 對有事不能到會的人員，必須事先向項目總監(jiān)請假并委派能承擔(dān)責(zé)任的負(fù)責(zé)人參加會議； 會議時間一般不超過2 h；⑵ 會議上發(fā)言的語言以普通話為準(zhǔn)，參會單位要選定一位主要發(fā)言人， 其她他人員可以進(jìn)行必要且簡短的補(bǔ)充。 這就要求各參會單位在會議上提交的問題應(yīng)在會前得到統(tǒng)一， 決不允許同一參會單位有多人意見不一的表述。

三、監(jiān)理例會前的準(zhǔn)備工作

監(jiān)理例會前，除了按照上面的第八條準(zhǔn)備外，還需要注意做好以下的準(zhǔn)備工作：

1、監(jiān)理例會召開的時間、地點(diǎn)每一次的例會召開的時間，一般是固定不變的，但是會前（提前一天）.，要跟業(yè)主溝通，主要是看看業(yè)主有無其他重要會議與之想撞，了解業(yè)主是否愿意參加此會，從這里獲悉業(yè)主對例會的重視程度。經(jīng)與業(yè)主溝通，時間定下來，就發(fā)至微信工作群里，必要時也可電話通知。此事后，提醒施工單位，做好準(zhǔn)備。

2、會前內(nèi)部做好溝通 每一次的例會召開的時間前，總監(jiān)理工程師應(yīng)召集內(nèi)部人員，了解清楚目前現(xiàn)場存在的問題，以便在會上做好發(fā)言準(zhǔn)備，也要確定監(jiān)理部在會上需要發(fā)言的人員。

3、會前，與業(yè)主有個單獨(dú)見面溝通的機(jī)會如果現(xiàn)場存在問題，處理起來比較棘手，會前最好與業(yè)主代表溝通，以防止在會上，監(jiān)理部發(fā)言以后，被施工單位，或者業(yè)主提出相反的意見，甚至業(yè)主當(dāng)面批評監(jiān)理，導(dǎo)致在施工單位面前，沒有臉面的尷尬場面。

四、總監(jiān)主持召開監(jiān)理例會

總監(jiān)主持會議的原則是必須控制好會議的各項議程，思路清晰，達(dá)到會議的目的。以下幾點(diǎn)應(yīng)該注意：

1、開會時間到了，總監(jiān)應(yīng)該檢查一下，參會人員各方到場情況，有沒有請假的，有沒有遲到的和缺席的，會議簽到表，簽得怎樣，根據(jù)這些情況，應(yīng)該最做出判斷，如果出現(xiàn)遲到或者缺席的，應(yīng)該提出處理意見；

2、在各方人員就坐后，總監(jiān)應(yīng)宣布監(jiān)理例會正式開始；

3、不論是總監(jiān)講話還是其他人發(fā)言，都應(yīng)該用普通話，聲音洪亮，語速適當(dāng)，不要擔(dān)心說錯，大膽說出來就是。切記用方言講話，或者含糊其詞，別人無法獲得語言信息，那樣會導(dǎo)致別人厭煩的；

4、總監(jiān)控制好會議議程 在會上，誰先發(fā)言，誰后看來發(fā)言，總監(jiān)一定事先給大家講好，發(fā)言順序在監(jiān)理例會第一次召開時，應(yīng)說清楚的。一般發(fā)言順序是施工單位先匯報，然后監(jiān)理單位再發(fā)言，再下面就是建設(shè)單位提出要求，最后總監(jiān)做總結(jié)，宣布會議結(jié)束。在一方的發(fā)言時，有需要打斷的，也可以進(jìn)行對話協(xié)調(diào)問題；

5、總監(jiān)把握好會議時間和會議紀(jì)律 在開會過程中，可能會出現(xiàn)打電話的，接電話的，出現(xiàn)交頭接耳大聲喧嘩的，總監(jiān)因該維持好會風(fēng)，會議紀(jì)律，這些在會議制度里都有的，如果發(fā)現(xiàn)，應(yīng)提出警告的。再就是要控制好開會的時間，一般來說，沒有很多事情的話，開會時間不要超過一小時，特殊情況下，也不要超過兩個小時；

6、另外需要注意以下幾點(diǎn)：⑴、會上發(fā)言內(nèi)容提前準(zhǔn)備充分，必要的情況下監(jiān)理項目部應(yīng)就發(fā)言內(nèi)容相互探討，提高發(fā)言的質(zhì)量，提高監(jiān)理例會的效率；⑵、控制好各方發(fā)言時間，因為工地上施工單位參會的都是主要的管理人員，大家都很忙，發(fā)言盡量簡潔流利；⑶、監(jiān)理應(yīng)該先聽施工單位的匯報情況，分析上次會議中提到的問題落實(shí)情況，未落實(shí)的問題原因，本周中存在哪些問題，監(jiān)理針對施工提出的問題尋找解決的辦法。⑷、監(jiān)理針對本周中存在的問題應(yīng)該提出整改的建議，提出問題控制的方向，針對下周施工進(jìn)展多提一些預(yù)控性的意見，這是監(jiān)理高瞻遠(yuǎn)矚業(yè)務(wù)水平的體現(xiàn)，也是充分獲得施工單位信任的基礎(chǔ)。⑸、監(jiān)理例會嚴(yán)禁監(jiān)理說外行話、爆粗口，說的每一句話都要經(jīng)過大腦考慮好。⑹、開會最好使用PPT，這樣開會對自己提出的問題有直觀的體現(xiàn)。

五、做好會議記錄， 及時整理發(fā)放會議紀(jì)要

江蘇省第六版表式，監(jiān)理例會紀(jì)要用的是A.0.71，會議紀(jì)要整理好后，依此作為封面，在會議紀(jì)要的最后要附上對會議內(nèi)容的各方簽到單。在會議紀(jì)要的記錄整理審查過程中需要注意以下幾點(diǎn)：

1、在監(jiān)理例會上， 總監(jiān)要指定專人記錄會議內(nèi)容； 同時強(qiáng)調(diào) 總監(jiān)本人也應(yīng)該記錄好會議內(nèi)容。 因為總監(jiān)是整個例會的靈魂。 對會議的闡述和參會人員的意見比其他任何人員理解的準(zhǔn)確度更高． 更能準(zhǔn)確地記錄各參會方的意見和要求。項目監(jiān)理部其他參會人員也要做好記錄， 以便整理會議紀(jì)要時進(jìn)行補(bǔ)充和校正， 使記錄盡可能地全面和翔實(shí)。 同時監(jiān)理參會人員的記錄也可以使各監(jiān)理人員集中精力，認(rèn)真聽取別人的發(fā)言， 尋找今后在工程監(jiān)理中的重點(diǎn)監(jiān)控措施。

2、監(jiān)理例會紀(jì)要由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草編寫， 要注意用詞恰當(dāng)， 語句通順、 表達(dá)的意思清楚。 經(jīng)總監(jiān)審查后在微信工作平臺上公示24小時，各方無異議后進(jìn)行打印，并報送甲方。 注意要在例會紀(jì)要后注明“ 如有不同意見． 請在收到本監(jiān)理例會紀(jì)要后的1d內(nèi)以書面的形式上報監(jiān)理項目部” 。監(jiān)理部收到不同意見后一定要十分重視， 及時進(jìn)行現(xiàn)場查找取證和拍照留存， 項目總監(jiān)要認(rèn)真對待。 如果反映情況屬實(shí)， 應(yīng)在下次監(jiān)理例會上予以說明，并寫入下次監(jiān)理例會紀(jì)要中。 因為建立例會紀(jì)要是各方達(dá)成一致的會議紀(jì)要， 可以視為協(xié)議的補(bǔ)充， 各方面， 必須遵照執(zhí)行。 只有認(rèn)真寫好監(jiān)理例會紀(jì)要． 才能減少日后的扯皮現(xiàn)象。六、加強(qiáng)重視會后的落實(shí)工作

監(jiān)理例會的最終目的是為了落實(shí)會議決定的內(nèi)容。 監(jiān)理例會紀(jì)要發(fā)出后， 總監(jiān)應(yīng)重點(diǎn)抓好落實(shí)， 要根據(jù)紀(jì)要內(nèi)容在監(jiān)理項目部內(nèi)部進(jìn)行分工。安排監(jiān)理人員及時跟蹤和督促各有關(guān)方按照紀(jì)要執(zhí)行整改工作。 總監(jiān)要對紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行檢查； 對未能及時落實(shí)的問題。 要查找原因， 找責(zé)任人談話并協(xié)助解決。 總監(jiān)一定要有耐心， 堅持原則、 跟蹤檢查，直到落實(shí)為止。

對久拖不能落實(shí)的問題，項目監(jiān)理部可采取有效的措施，來達(dá)到會議所提出的內(nèi)容得到落實(shí)的結(jié)果。 總監(jiān)保持著持續(xù)的檢查落實(shí)的工作作風(fēng)， 也會給參建單位形成壓力， 會起到更好的效果。 只要監(jiān)理認(rèn)真履職和努力工作，建設(shè)單位就會歡迎并且支持監(jiān)理的工作， 施工單位也會理解并轉(zhuǎn)而支持監(jiān)理的工作。 只有形成了各參建方良性互動的局面， 才能把項目監(jiān)理部的工作做好。

總之， 項目總監(jiān)如何主持好監(jiān)理例會， 是一個值得大家認(rèn)真探討的課題。 主持好監(jiān)理例會是與項目總監(jiān)的工作經(jīng)驗、 知識水平、 工作態(tài)度和工作能力是分不開的， 是項目總監(jiān)展現(xiàn)自己素質(zhì)的綜合體現(xiàn)。 會議開得好與壞， 項目總監(jiān)說話的語氣和態(tài)度、 對工程現(xiàn)場的熟悉掌握的程度，對合同協(xié)議文件的理解深度、 對施工方案可操作性的了解深度以及是否有掌握全局的觀念是分不開的。 當(dāng)然針對不同的工程、 不同的參建單位、 不同的施工合同， 要采取不同的方法加以區(qū)別對待。